Organiser un congrès, un gala ou une rencontre d’affaires est une tâche ardue. Et avec la pénurie de main d’oeuvre qui touche tous les secteurs, incluant l’événementiel, cela devient encore plus compliqué. D’où l’importance de faire affaires avec des experts en organisation d’événements.
Après deux ans à se rencontrer en virtuel, les gens ont soif d’activités sociales et le domaine professionnel n’y échappe pas. La demande pour l’organisation d’événements tels des congrès, des salons ou des fêtes d’entreprise monte en flèche. Malheureusement, le manque de ressources humaines vient compliquer les choses quand vient le temps de planifier et de coordonner ces activités.
Imaginons par exemple que vous prévoyez la tenue de votre gala annuel en 2023. Qu’allez-vous faire si l’hôtel qui vous louait jadis la salle manque maintenant d’employés pour vous offrir les services requis? Ou encore si votre traiteur habituel a fermé ses portes durant la pandémie?
Qu’on le veuille ou non, la difficulté à trouver de la main d’oeuvre jumelée à l’inflation crée un cocktail dont les effluves ont des conséquences importantes sur le secteur de l’événementiel.
- Augmentation du temps requis pour mener à bien le projet d’événement.
- Ressources devenues plus limitées.
- Allongement des délais d’approvisionnement.
- Hausse des coûts généraux des événements.
D’ailleurs, un article paru sur le site de Radio-Canada explique que de nombreux festivals ont eu peine à combler leurs besoins en ressources humaines, autant employées que bénévoles. Par exemple, Julien Pinardon, directeur du Festival de la chanson de Tadoussac, fait état du manque flagrant de techniciens de scène, de sonorisation et d’éclairage. Aussi, certains festivals ont dû augmenter le prix de leur laisser-passer afin de contrer la hausse générale des coûts d’organisation.
Ces éléments doivent également être pris en compte lors de la planification d’un événement professionnel. C’est ici que le travail d’un organisateur événementiel prend tout son sens. Grâce à son expertise, il sait naviguer à travers ces contraintes afin de vous créer un événement de qualité qui comble vos attentes.
Mais comment mettre toutes les chances de votre côté afin que votre congrès, gala ou rencontre d’affaires soit à la hauteur?
Simplement en réservant votre organisateur le plus tôt possible.
De cette façon, vous lui donnerez le temps nécessaire afin de vous offrir un événement digne des Oscar. Votre agence événementielle vous supportera dans la conception, la création, le développement, la promotion et la coordination de votre événement.
Pour cela, votre organisateur doit connaître vos besoins en plus de bien cerner votre entreprise et le style d’événement souhaité. Il travaillera tout d’abord avec vous afin de déterminer les objectifs visés par la tenue de votre événement. Par exemple:
- augmenter vos ventes,
- faire connaître votre entreprise,
- échanger des idées avec des gens du milieu,
- former ou divertir vos employés,
- remercier vos clients fidèles,
- rassembler des spécialistes de l’industrie,
- faire tester des produits, …
Ensuite, il vous guidera afin de créer le meilleur événement qui soit. Un des aspects importants à considérer est le format: en personne, virtuel ou hybride. Chacun d’eux requiert des préparatifs particuliers et présente des avantages différents.
Événement en personne
- Facilite le réseautage. C’est moins figé que sur un écran. Les rencontres les plus dynamiques ont souvent lieu lors des pauses.
- Offre une expérience complète: musique, son, lumière, nourriture, ambiance,…
- L’événement sera plus solidement ancré dans la mémoire des gens qu’une simple rencontre virtuelle.
Événement en virtuel
- Permet de rejoindre plus de participants.
- Plus économique.
- Possibilité d’enregistrer le contenu.
Événement hybride
- Peut combler les attentes des participants qui désirent être présents sur place ou de la maison.
- Attire des conférenciers et des gens de partout dans le monde.
- En cas d’annulation du volet présentiel, votre volet virtuel prendra le relai.
Un des derniers points à considérer est bien évidemment le budget. Notons ici que la technologie fait maintenant partie intégrante de tous les événements. Et ça en augmente les coûts.
Cependant, c’est souvent ce qui rend un événement mémorable et surprenant. Les projections, les animations, le son et la lumière captent l’attention et font vivre une expérience divertissante. Ils entretiennent l’intérêt de vos participants et améliorent grandement vos chances de vous démarquer.
En conclusion, les entreprises veulent rattraper le temps perdu et se mettre en mode action pour 2023. Et ceci inclut la tenue d’événements professionnels comme des festivités d’entreprise, des salons ou des congrès. Considérant le manque de main d’oeuvre et de ressources, il est d’autant plus important de s’allier à une agence événementielle très tôt dans le processus de création d’un événement.
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Après deux ans à se rencontrer en virtuel, les gens ont soif d’activités sociales et le domaine professionnel n’y échappe pas. La demande pour l’organisation d’événements tels des congrès, des salons ou des fêtes d’entreprise monte en flèche. Malheureusement, le manque de ressources humaines vient compliquer les choses quand vient le temps de planifier et de coordonner ces activités.
Imaginons par exemple que vous prévoyez la tenue de votre gala annuel en 2023. Qu’allez-vous faire si l’hôtel qui vous louait jadis la salle manque maintenant d’employés pour vous offrir les services requis? Ou encore si votre traiteur habituel a fermé ses portes durant la pandémie?
Qu’on le veuille ou non, la difficulté à trouver de la main d’oeuvre jumelée à l’inflation crée un cocktail dont les effluves ont des conséquences importantes sur le secteur de l’événementiel.
- Augmentation du temps requis pour mener à bien le projet d’événement.
- Ressources devenues plus limitées.
- Allongement des délais d’approvisionnement.
- Hausse des coûts généraux des événements.
D’ailleurs, un article paru sur le site de Radio-Canada explique que de nombreux festivals ont eu peine à combler leurs besoins en ressources humaines, autant employées que bénévoles. Par exemple, Julien Pinardon, directeur du Festival de la chanson de Tadoussac, fait état du manque flagrant de techniciens de scène, de sonorisation et d’éclairage. Aussi, certains festivals ont dû augmenter le prix de leur laisser-passer afin de contrer la hausse générale des coûts d’organisation.
Ces éléments doivent également être pris en compte lors de la planification d’un événement professionnel. C’est ici que le travail d’un organisateur événementiel prend tout son sens. Grâce à son expertise, il sait naviguer à travers ces contraintes afin de vous créer un événement de qualité qui comble vos attentes.
Mais comment mettre toutes les chances de votre côté afin que votre congrès, gala ou rencontre d’affaires soit à la hauteur?
Simplement en réservant votre organisateur le plus tôt possible.
De cette façon, vous lui donnerez le temps nécessaire afin de vous offrir un événement digne des Oscar. Votre agence événementielle vous supportera dans la conception, la création, le développement, la promotion et la coordination de votre événement.
Pour cela, votre organisateur doit connaître vos besoins en plus de bien cerner votre entreprise et le style d’événement souhaité. Il travaillera tout d’abord avec vous afin de déterminer les objectifs visés par la tenue de votre événement. Par exemple:
- augmenter vos ventes,
- faire connaître votre entreprise,
- échanger des idées avec des gens du milieu,
- former ou divertir vos employés,
- remercier vos clients fidèles,
- rassembler des spécialistes de l’industrie,
- faire tester des produits, …
Ensuite, il vous guidera afin de créer le meilleur événement qui soit. Un des aspects importants à considérer est le format: en personne, virtuel ou hybride. Chacun d’eux requiert des préparatifs particuliers et présente des avantages différents.
Événement en personne
- Facilite le réseautage. C’est moins figé que sur un écran. Les rencontres les plus dynamiques ont souvent lieu lors des pauses.
- Offre une expérience complète: musique, son, lumière, nourriture, ambiance,…
- L’événement sera plus solidement ancré dans la mémoire des gens qu’une simple rencontre virtuelle.
Événement en virtuel
- Permet de rejoindre plus de participants.
- Plus économique.
- Possibilité d’enregistrer le contenu.
Événement hybride
- Peut combler les attentes des participants qui désirent être présents sur place ou de la maison.
- Attire des conférenciers et des gens de partout dans le monde.
- En cas d’annulation du volet présentiel, votre volet virtuel prendra le relai.
Un des derniers points à considérer est bien évidemment le budget. Notons ici que la technologie fait maintenant partie intégrante de tous les événements. Et ça en augmente les coûts.
Cependant, c’est souvent ce qui rend un événement mémorable et surprenant. Les projections, les animations, le son et la lumière captent l’attention et font vivre une expérience divertissante. Ils entretiennent l’intérêt de vos participants et améliorent grandement vos chances de vous démarquer.
En conclusion, les entreprises veulent rattraper le temps perdu et se mettre en mode action pour 2023. Et ceci inclut la tenue d’événements professionnels comme des festivités d’entreprise, des salons ou des congrès. Considérant le manque de main d’oeuvre et de ressources, il est d’autant plus important de s’allier à une agence événementielle très tôt dans le processus de création d’un événement.
