La recette du succès événementiel : le déploiement stratégique

 Le déploiement stratégique est un élément essentiel au succès d’un événement, que ce soit pour une conférence, un gala ou une rencontre d’affaires. Pour planifier stratégiquement, il est extrêmement important de :

• Définir les objectifs de l’événement 🎯 ;
• Faire une étude de marché pour mieux comprendre les besoins et attentes des participants potentiels 💃 ;
• Prendre des décisions en fonction de ta stratégie ✅;
• Mesurer le succès de l’événement en établissant au préalable des objectifs clairs et mesurables📏.

Lorsqu’on assiste à un événement, comme beaucoup de gens, on est souvent émerveillé par tout ce qu’il se passe autour de nous et on considère rarement tout ce qui a été mis en place en amont pour créer toute cette magie lors du jour J. La vérité, c’est que derrière chaque réussite se cache un énorme travail de planification stratégique. Que ce soit pour une conférence, un gala ou une rencontre d’affaires, le déploiement stratégique est la clé pour assurer le succès, la fluidité et l’atteinte des objectifs d’un événement. Mais qu’est-ce que ça mange en hiver, un déploiement stratégique? 🤔

On aime comparer le déploiement stratégique d’un événement, à la planification de sa fête. 🎂

Tu veux t’assurer que tout le monde ait du fun et passe une belle soirée. L’expérience de la soirée va se déterminer autant dans la planification des détails comme le choix des saveurs de chips (ketchup ou au sel et vinaigre?), que dans les décisions plus importantes comme de décider où se tiendront les célébrations (chez soi ou dans une salle de réception?)

Par exemple, si tu habites dans Griffintown, il est important de tenir compte du fait que le parking va être compliqué et que tu n’as sans doute pas suffisamment de place pour recevoir 30 personnes, louer une salle est la solution la plus stratégique. Si tu décides de le faire chez toi, que tu sais que ta chum Catherine va passer 30 minutes à tourner en rond pour se parker et que TU SAIS que ça va affecter sa bonne humeur 😤, il faudrait peut-être repenser ton plan de match. Au final, un déploiement stratégique, c’est l’art de prendre les bonnes décisions pour atteindre les objectifs de ton événement.

Avant tout, il faut définir les objectifs de l’événement. POURQUOI organises-tu cet événement? L’objectif, c’est quoi? Ça peut autant être de renforcer la notoriété de l’entreprise, que d’augmenter les ventes 📈, ou de favoriser les relations publiques. Une fois que tout ça a été clairement défini, c’est plus facile de planifier l’événement de manière cohérente et stratégique.

Servir du vin ou des boissons non alcoolisées? 🍷 Organiser des ateliers ou une conférence sur la thématique de l’événement? En faisant une étude de marché, tu pourras mieux répondre à ces questions. En comprenant les besoins, les préférences et les attentes des potentiels participants, ça devient plus facile de planifier et de créer un événement qui les incitera à y participer. Tout ça peut aussi aider à garantir que ton projet atteigne ses objectifs, comme l’augmentation de la notoriété de la marque, l’engagement de ton audience ou la génération de revenus.

C’est à mettre sur ta check-list. ✅

Tu as un événements à planifier et tu veux t’assurer que tous se passe bien ?

Prenons le temps d’en discuter ensemble !

Planifier, ça implique entre autres de choisir le lieu et la date du jour J 🗓. Choisir un espace stratégique qui conviendra à ta clientèle cible et à l‘objectif de ton événement est extrêmement important, et ce comme on a pu le voir à ta fête avec ta chum Catherine. La date de l’événement doit aussi être choisie en fonction des disponibilités des potentiels participants, des concurrents, des événements similaires, etc.

Pour te donner un exemple, il y a une dizaine d’années, une de nos collaboratrices travaillait comme agente d’activation lors d’un événement qui visait à faire découvrir une nouvelle boisson alcoolisée au personnel des bars de la région d’Ottawa. L’agence avait planifié son événement dans les moindres détails, mais n’avait pas réalisé que le jour J tombait en plein milieu de la semaine des examens finaux universitaires de l’Ontario. Résultat : seulement environ 25% des participants attendus se sont présentés à l’événement! Oui, ça peut sembler comme un petit détail, mais c’est un détail qui a coûté extrêmement cher au client. L’événement n’a pas du tout atteint ses objectifs de faire connaître la nouvelle boisson au plus grand nombre de potentiels ambassadeurs. Bref, il faut tout réfléchir.

Autre chose à savoir : en fonction du budget déterminé, tu auras des décisions stratégiques à prendre. Si tu as deux soumissions de deux fournisseurs différents pour des chaises 🪑 et qu’un de ces deux fournisseurs n’a que des chaises en plastique jaune néon disponibles et l’autre a des chaises en bois plus confortables avec un design épuré, c’est stratégique de prendre la deuxième option pour ton gala de levées de fond où tu recevras des personnalités publiques. Ça peut sembler niaiseux, mais c’est ça aussi, prendre des décisions stratégiques.

Définir des objectifs clairs et mesurables te permettra de mesurer si ton événement fut un succès ou non 💯. Par exemple, si ton objectif est de sensibiliser le public à une cause, c’est important de déterminer comment ce sera mesuré, par exemple par le nombre de personnes qui ont assisté à l’événement, le nombre de personnes qui ont partagé des informations sur les réseaux sociaux ou le nombre de dons reçus pour la cause. Des stratégies complémentaires à l’événement peuvent également être réfléchies, et déployées. Par exemple, l’envoi d’infolettres dans les mois qui suivent pour informer et sensibiliser le public quant à la cause. Lorsque les objectifs ont été définis, il faut mesurer les résultats de l’événement.

C’est possible de le faire de plusieurs manières comme avec un sondage auprès des participants pour recueillir des commentaires, en faisant une analyse des données de participation, des commentaires sur les réseaux sociaux ou des évaluations de la satisfaction des participants. 🗒

Bref, tout ça pour dire que le déploiement stratégique d’un événement, c’est vraiment la recette gagnante pour assurer son succès. Pour ça, il faut se poser les bonnes questions et définir clairement les objectifs de ton événement avant de planifier stratégiquement en fonction des besoins, des préférences et des attentes des invités. Tu pourras ainsi garantir que l’événement réussisse tout en choisissant judicieusement le lieu, la date et les fournisseurs en fonction du budget alloué. Bien définir des objectifs clairs et mesurables et orienter tous tes choix en fonction de ceux-ci, c’est ça, au final, le déploiement stratégique. 😌