L’été : cette période où l’activité ralentit, les équipes prennent des vacances bien méritées, les fournisseurs tournent au ralenti… et où les courriels de réponse automatique se multiplient dans nos boîtes de réception.
Dans le milieu de l’événementiel corporatif, cette accalmie peut sembler déroutante. Difficile de faire avancer certains dossiers quand les clients eux-mêmes profitent de la saison estivale. Pourtant, c’est une période précieuse qu’il faut savoir utiliser avec stratégie pour bien préparer l’automne, souvent synonyme de surcharge de projets.
Alors, comment tirer profit de ce temps plus calme pour rester productif et poser les bases d’une saison automnale efficace, inspirante et fluide ? Voici quelques pistes concrètes.
1. Accepter le rythme estival et planifier en conséquence
C’est la première clé : accepter que l’été ne roule pas à la même vitesse que le reste de l’année. Inutile de nager à contre-courant ! La disponibilité réduite des équipes, des partenaires et des clients impose un certain rythme.
Plutôt que de s’en frustrer, il vaut mieux le prévoir dans la planification globale des projets :
- Revoir les échéanciers pour tenir compte des périodes de vacances
- Hiérarchiser les priorités : quels projets peuvent progresser malgré le ralentissement ?
- Adapter les attentes vis-à-vis des partenaires et fournisseurs pour limiter les déceptions ou les retards
Rester réaliste permet de naviguer plus sereinement à travers la période estivale et d’éviter bien du stress inutile.
2. Communiquer clairement avec clients et fournisseurs
Une communication proactive est le meilleur allié de la fluidité pendant l’été.
Avant que tout le monde ne décroche, il est judicieux de :
- Informer les clients et les partenaires des dates de vacances des équipes de l’agence
- S’enquérir de leurs propres périodes d’indisponibilité
- Vérifier les délais de production et les possibilités de livraison avant les fermetures estivales
Un simple courriel ou appel permet souvent d’anticiper les points de friction et de sécuriser les étapes clés des projets en cours.
En posant ces bases dès juin ou début juillet, on réduit les imprévus et l’effet domino qui peut surgir à la rentrée si des besoins n’ont pas été planifiés à temps.
3. Bien préparer les projets d’automne dès maintenant
Quand on sait que septembre et octobre sont parmi les mois les plus intenses pour les agences événementielles, il devient évident qu’anticiper est la meilleure façon de s’en sortir sans surcharge de stress.
L’été est le moment parfait pour avancer sur :
- La collecte d’informations : briefer les clients, récupérer les détails clés, valider des éléments de concept pendant qu’ils sont encore disponibles
- La préproduction : planifier les rencontres d’avances, avancer les scénarios et cahiers de charges, finaliser ce qui peut être en amont, mise à jour des échéanciers, élaborer des plans B.
- L’organisation logistique : identifier les besoins techniques, gérer les contraintes de calendrier (ex : permis d’alcool, autorisations, validations légales), anticiper les besoins en termes de ressources humaines.
Ce travail préparatoire allège considérablement la charge mentale de septembre, en permettant de se concentrer sur l’exécution plutôt que sur les bases à construire dans l’urgence.
4. Miser sur les périodes de calme pour faire du travail de fond
Quand le téléphone sonne un peu moins, c’est une occasion en or pour se pencher sur ce qui fait souvent défaut en pleine saison : le développement interne de l’agence.
Quelques exemples d’activités qui font toute la différence :
- Optimiser les processus de travail : revoir les gabarits, automatiser certaines tâches, améliorer l’efficacité des outils
- Mettre à jour les plateformes de gestion de projets : un ASANA mieux renseigné, une banque de fournisseurs bien classée font gagner un temps fou à l’automne
- Créer du contenu à l’avance : rédiger des articles de blogue, préparer des séries de publications pour les réseaux sociaux, planifier les infolettres
- Renforcer les compétences : offrir des formations, organiser des ateliers internes, stimuler l’inspiration de l’équipe
Ce travail de fond est souvent invisible pour le client — mais il rejaillit sur la qualité des projets livrés et sur le bien-être des équipes en période de forte activité.
5. Garder une partie de l’équipe en veille stratégique
Enfin, si l’été est propice au ressourcement, il peut aussi nourrir la créativité.
C’est le moment idéal pour :
- Faire de la veille sur les tendances en événementiel, les nouvelles technologies, les formats émergents
- Explorer de nouveaux fournisseurs ou partenaires qui pourraient enrichir l’offre
- Imaginer de nouveaux concepts ou expériences à proposer aux clients pour la rentrée
Ces moments d’inspiration permettent de revenir en septembre avec des idées fraîches et pertinentes qui font la différence auprès des clients… et qui nourrissent l’enthousiasme des équipes.
Productif l’été ? Oui… et c’est la clé d’une saison d’automne réussie !
Le ralentissement estival est loin d’être un frein : c’est une opportunité en or pour préparer le terrain, optimiser ses outils, inspirer ses équipes et anticiper les besoins des projets à venir. En misant sur l’anticipation et la planification stratégique, on se donne toutes les chances d’aborder la haute saison avec énergie et sérénité — pour livrer des événements marquants, sans stress ni précipitation.